Rechnungsprogramm für Handwerker im Vergleich

Rechnungen schreibst du abends, Angebote am Wochenende, und als Vorlage dient irgendein Word-Dokument. Dafür gibt es Programme. Die Frage ist, welches zu einem Handwerksbetrieb passt und was es wirklich kostet.

Hier vergleiche ich Rechnungsprogramme für Handwerker: Lexware Office, sevdesk, easyfirma, ToolTime, Hero und Plancraft. Preise und Funktionen stammen von den Seiten der Anbieter, abgerufen am 1. Oktober 2026. Alle Preise gelten pro Monat und zzgl. MwSt., wo nichts anderes steht. Lexware Office nutze ich selbst, mehr dazu unten und auf der Seite Transparenz. Die anderen Programme habe ich nicht selbst im Einsatz.

Welches Rechnungsprogramm für Handwerker passt zu dir?

Das eine beste Rechnungsprogramm gibt es nicht. Es hängt an drei Fragen:

1. Schreibst du Abschlagsrechnungen? Dann scheiden manche günstigen Tarife aus.
2. Sollen du und dein Team Zeiten und Aufmaß auf der Baustelle erfassen? Dann brauchst du eher eine Handwerkersoftware als ein reines Rechnungsprogramm.
3. Willst du monatlich kündigen können oder einmal bezahlen und Ruhe haben?

Die kurze Antwort nach Betriebstyp:

• Du schreibst vor allem Rechnungen und Angebote, allein oder mit wenigen Leuten: Ein Rechnungsprogramm reicht. In Frage kommen Lexware Office (ab Version M), sevdesk (Tarif „Rechnung“) und easyfirma als Einmalkauf.
• Du willst Aufmaß, Zeiterfassung und Planung in einem System: Dann sind ToolTime, Hero und Plancraft die Kandidaten. Sie kosten mehr, ersetzen aber Stundenzettel und Zettelwirtschaft.
• Du willst erst einmal nur ausprobieren: sevdesk hat einen Gratis-Tarif mit 3 Rechnungen im Monat, Papierkram FREE ist dauerhaft kostenlos. Lexware Office und easyfirma lassen dich 30 Tage kostenlos testen, Hero und Plancraft bieten laut ihren Seiten ebenfalls einen kostenlosen Test an.

Rechnungsprogramm oder Handwerkersoftware? Wann was reicht

Eine Rechnungssoftware für Handwerker schreibt Angebote, Rechnungen und Mahnungen. Eine Handwerkersoftware übernimmt zusätzlich den Rest des Betriebs: Aufmaß, Zeiterfassung, Einsatzplanung, Materialkataloge. Die Anbieter ziehen die Grenze selbst so:

• Hero: Das Paket Select, gedacht für Betriebe bis 5 Mitarbeitende, enthält laut Preisseite Rechnungsprogramm, Mitarbeiterverwaltung mit Zeiterfassung, Projektpipeline und digitale Plantafel.
• ToolTime: Angebote mit Kalkulation und Großhändler-Anbindung, mobiles Aufmaß und gesetzeskonforme Zeiterfassung. So beschreibt der Anbieter sein Rechnungsprogramm.
• Plancraft: Aufmaß, Zeiterfassung und Abschlagsrechnung stehen schon im Paket Business. Nachkalkulation, GAEB und DATANORM kommen laut Preisseite erst im Paket Pro dazu.

Ein reines Rechnungsprogramm reicht dir, wenn du Aufmaß und Stunden auf anderem Weg erledigst und dir das nichts ausmacht. Trägst du Zeiten, Aufmaß und Rechnung dagegen jedes Mal von Hand zusammen, lohnt der Blick auf eine Handwerkersoftware. Das ist meine Einschätzung, keine Messung. Den Überblick über die ganze Gruppe findest du unter Software für Handwerker.

Vergleichstabelle: Preis, Rechnung, E-Rechnung, Zeit und Aufmaß

Stand der Angaben: 1. Oktober 2026. „Nicht genannt“ heißt: Auf den geprüften Seiten steht es nicht. Das kann bedeuten, dass es fehlt oder dass der Anbieter es nur an anderer Stelle erwähnt.

Anbieter	Preis ab	Angebote und Rechnungen	Abschlagsrechnung	E-Rechnung	Zeiterfassung	Aufmaß
Lexware Office	Version M: 12,90 € (Aktion: 6,45 € für 3 Monate), monatlich kündbar	ja	laut Funktionsvergleich erst Version XL (32,90 €)	ja	über Partner-Tools	nicht genannt
sevdesk	Tarif „Rechnung“ ab 12,90 € (Listenpreis), befristete Rabattaktion (60 %); Gratis-Tarif mit 3 Rechnungen im Monat	ja	ja (Tarif „Rechnung“)	ja	nicht genannt	nicht genannt
easyfirma	einmalig ab 295 € netto, kein Abo (Version Standard ab 395 € netto)	ja	nicht genannt	ja	nicht genannt	Aufmaßberechnung im Angebot
ToolTime	Solo 79 € (1 Mitarbeiter), Team 149 € (bis 5), Max 299 € (bis 10); im ersten Jahr des Jahresabos 69 €, 145 €, 279 €; bei monatlicher Zahlung 89 €, 169 €, 329 €; Mindestlaufzeit 12 Monate	ja	ja	ja	ja	ja
Hero	Select ab 69 € bei jährlicher Zahlung, 79 € bei monatlicher Zahlung	ja	nicht genannt (Abschlussrechnung wird erwähnt)	ja	ja	ja
Plancraft	Business 47,92 € bei zweijähriger Vorauszahlung, daneben nennt die Seite 59,90 €	ja	ja	ja	ja	ja

Drei Hinweise zur Tabelle:

• sevdesk nennt „Rechnung ab 12,90 € pro Monat“ als Listenpreis. Dazu läuft auf der Preisseite eine befristete Rabattaktion mit Countdown: Am 3. Oktober 2026 waren es 60 % Rabatt, je nach gewählter Laufzeit für 3, 6 oder 12 Monate (5,16 € statt 12,90 €). Die Rechnung dazu steht unter sevdesk Kosten. Prüf vor dem Abschluss, was im Bestellformular steht.
• Die Preisseite von ToolTime sagt nicht, ob die Preise netto oder brutto sind. Im Geschäftskundenbereich sind Nettopreise üblich, ich gehe davon aus, dass es welche sind. Sicher ist das nicht. Die DATEV-Anbindung kostet dort 19 € im Monat extra. Hero nennt seine Preise ausdrücklich zzgl. MwSt.
• Hero und Plancraft rechnen pro Lizenz oder Nutzer weiter: Bei Hero kostet im Paket Select jede weitere App-Lizenz 22 € bis 25 € im Monat, bei Plancraft jeder weitere Büro-Nutzer 39,92 € bis 49,90 €.

Quellen, alle am 1. Oktober 2026 abgerufen: Lexware Office Preise, Lexware Office für Handwerker, sevdesk Preise, easyfirma, ToolTime Preise, Hero Preise, Plancraft Preise.

E-Rechnung: was für dich gilt

Alle sechs Programme geben an, E-Rechnungen zu schreiben, ZUGFeRD und XRechnung nennen Lexware Office, sevdesk, easyfirma, ToolTime und Hero. Ob du das heute schon brauchst, regelt das Bundesfinanzministerium so (FAQ, Stand März 2026):

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
• Beim Ausstellen darfst du bis zum 31. Dezember 2026 noch eine sonstige Rechnung verwenden, zum Beispiel auf Papier. Lag dein Umsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 €, gilt das bis Ende 2027. Lag er darüber, endet die Übergangszeit schon Ende 2026. Daraus folgt: Für Rechnungen an Unternehmen brauchst du spätestens ab 2028 ein Programm, das E-Rechnungen kann, bei höherem Umsatz schon ab 2027.
• Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, Rechnungen bis 250 € brutto und Leistungen von Kleinunternehmern.

Die Quelle ist die BMF-FAQ zur E-Rechnung. Das ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel fragst du deinen Steuerberater.

Kalkulationsprogramm für Handwerker: reicht die Rechnungssoftware?

Rechnen heißt Menge mal Preis. Kalkulieren heißt: Einkaufspreis, Aufschlag, Stundenverrechnungssatz. Das können nicht alle Rechnungsprogramme.

• easyfirma beschreibt, dass es aus dem Einkaufspreis Deckungsbeitrag und Verkaufspreis berechnet und Alternativpositionen kennt.
• ToolTime nennt Angebote mit Kalkulation und Großhändler-Anbindung über DATANORM-Import.
• Plancraft bietet DATANORM, GAEB und Nachkalkulation erst im Paket Pro.
• Lexware Office lässt dich Leistungen hinterlegen („vom Stundensatz bis zum Materialposten“) und per Klick in jedes Dokument übernehmen. Eine Kalkulation mit Einkaufspreis und Aufschlag nennt die Handwerker-Seite des Anbieters nicht.

Wenn du Angebote bisher aus dem Bauch schreibst, reicht ein Rechnungsprogramm mit Katalog. Willst du Material und Stunden sauber kalkulieren, schau auf easyfirma, ToolTime oder Plancraft.

Buchhaltung für Handwerker: was dein Rechnungsprogramm davon übernimmt

Ein Rechnungsprogramm ist nicht automatisch eine Buchhaltung. Wichtig ist, was dein Steuerberater von dir braucht.

• Lexware Office: Buchhaltung, Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuer gehören laut Preisseite ab Version L dazu. Der Steuerberater bekommt einen eigenen Zugang, Daten lassen sich im DATEV-Format oder als CSV exportieren.
• sevdesk: Dafür gibt es die Tarife „Buchhaltung“ und „Buchhaltung Pro“. Laut Anbieter erstellt sevdesk aus deinen Einnahmen und Ausgaben eine Einnahmenüberschussrechnung.
• Hero: Es gibt ein Modul Buchhaltung für Belege, die Übergabe an den Steuerberater läuft über die DATEV-Schnittstelle oder als DATEV-CSV.
• ToolTime: Die DATEV-Anbindung kostet 19 € im Monat extra.
• easyfirma: Die Startseite nennt eine DATEV-Schnittstelle.

Frag deinen Steuerberater, in welchem Format er die Daten haben will, bevor du ein Programm kaufst.

Kostenloses Rechnungsprogramm für Handwerker: wo es reicht, wo nicht

Kostenlos geht, aber mit Grenze:

• sevdesk Gratis-Tarif: 3 Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat, ZUGFeRD und XRechnung inklusive. Für den Einstieg oder einen kleinen Betrieb mit wenigen Rechnungen reicht das. Wer mehr schreibt, braucht den Tarif „Rechnung“.
• Papierkram FREE: Laut Anbieter dauerhaft kostenlos, ausgelegt auf einen Nutzer. Du kannst Rechnungen und Angebote schreiben, Zeiten erfassen und E-Rechnungen anlegen. Umsatzsteuervoranmeldung, Einnahmenüberschussrechnung, mehrere Nutzer und die Schnittstelle für andere Programme gibt es nur in den Bezahlversionen. Papierkram ist nicht für Handwerker gebaut, sondern branchenübergreifend. Zur Seite des Anbieters.
• Testzeiträume: Lexware Office und easyfirma lassen dich 30 Tage kostenlos testen. Das ist kostenlos auf Zeit, kein dauerhaftes Programm.

Ein dauerhaft kostenloses Programm, das ausdrücklich für Handwerker gebaut ist, gehört nicht zu den hier geprüften. Wenn du Abschlagsrechnungen, Aufmaß oder mehrere Mitarbeiter brauchst, landest du bei den bezahlten Tarifen.

Testsieger? Was so ein Siegel wert ist und wie ich verglichen habe

Gleich mehrere Anbieter nennen sich auf ihren Seiten Testsieger. sevdesk und Hero schreiben es in den Seitentitel ihrer Rechnungsprogramm-Seite für Handwerker. Lexware Office zeigt mehrere Siegel (Jahre 2022 und 2025). Unter jedem Siegel steht dort die Kategorie „Buchhaltungssoftware“. Das sagt etwas über Buchhaltungssoftware aus, nicht über Rechnungsprogramme für Handwerker.

Bei jedem Siegel lohnen drei Fragen: Wer hat getestet? Wann? In welcher Kategorie? Ohne Antwort darauf hilft dir ein Siegel nicht bei der Wahl.

So habe ich verglichen:

• Quelle: die Preis- und Funktionsseiten der Anbieter, abgerufen am 1. Oktober 2026. Preise zzgl. MwSt., wo der Anbieter es angibt.
• Kriterien: Abschlagsrechnung, E-Rechnung, Zeiterfassung und Aufmaß, Laufzeit und Kündigung, DATEV, Kosten pro Monat.
• Selbst getestet: nur Lexware Office. Bei allen anderen stütze ich mich auf die Angaben der Anbieter.
• Werbung: Provisionen bestimmen weder die Auswahl noch die Reihenfolge. Mehr dazu auf der Seite Transparenz.

Ist Lexware Office für Handwerker geeignet?

Für Rechnungen und Angebote mit Anbindung an den Steuerberater passt es laut den Angaben des Anbieters: Die Handwerker-Seite nennt Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, E-Rechnungen, Mahnungen, Beleg-Scan sowie ELSTER- und DATEV-Schnittstelle.

Drei Schwächen für Handwerker: Zeiterfassung gibt es nur über Partner-Tools (genannt werden TimeTrack, Clockodo und ToolTime). Abschlagsrechnungen stehen laut Funktionsvergleich der Preisseite erst in der teuersten Version XL. Ein Aufmaß nennt die Seite nicht.

Was Lexware Office kostet und wie meine Erfahrung damit ist, steht auf der Seite Lexware Office Kosten.