Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer im Vergleich

Als Kleinunternehmer brauchst du ein Rechnungsprogramm, das die Pflichtangaben und den Hinweis auf die Steuerbefreiung richtig setzt, E-Rechnungen versteht und nicht mehr kostet als nötig. Hier steht, worauf du achtest und was die Programme kosten. Preise und Funktionen stammen von den Seiten der Anbieter, abgerufen am 4. Oktober 2026. Alle Preise gelten pro Monat. Ich nenne dazu, ob netto oder brutto.

Vorab: Ich nutze Lexware Office selbst, die anderen Programme nicht. Links zu Anbietern können Werbelinks sein, ich erhalte unter Umständen eine Provision. Mehr dazu unter Transparenz.

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: Kurzfassung

Drei Dinge zählen:

1. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Deine Rechnung braucht ihn (siehe unten). Ob und wie jedes Programm ihn setzt, prüfst du im Test. Lexware Office schreibt dazu auf seiner Seite für Kleinunternehmen, dass es den gesetzlich nötigen Hinweis automatisch ergänzt.
2. E-Rechnung. Du musst sie nicht ausstellen, aber empfangen können. Dazu mehr weiter unten.
3. Der Preis. Wenige Rechnungen im Monat gehen kostenlos. Wer regelmäßig mehr schreibt, landet bei rund 10 bis 13 € im Monat.

Wenn du nur Rechnungen schreibst und deine Steuer anders erledigst, reicht ein Rechnungsprogramm. Wenn du auch Einnahmen und Ausgaben im Programm führen willst, brauchst du Buchhaltung. Den Unterschied erkläre ich auf der Seite Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer.

Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Hinweis

Kleinunternehmer ist, wer die Grenzen des § 19 UStG einhält: Der Gesamtumsatz lag im Vorjahr bei höchstens 25.000 € und liegt im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 € (§ 19 UStG). Dann weist du keine Umsatzsteuer aus.

Eine Rechnung über solche Umsätze muss laut § 34a UStDV mindestens enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden
• deine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
• das Entgelt in einer Summe, mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG)
• bei einer Rechnung, die dein Kunde ausstellt: die Angabe „Gutschrift“

Der Hinweis hat keinen vorgeschriebenen Wortlaut. Ein Beispiel für eine Formulierung: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Das ist ein Beispiel, keine Vorgabe des Gesetzes.

Liegt der Rechnungsbetrag bei höchstens 250 €, gelten die Angaben für Kleinbeträge nach § 33 UStDV, sie sind knapper. Das ist keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit fragst du deine Steuerberatung.

Vergleichstabelle: kostenlos oder kostenpflichtig, E-Rechnung, Export, Preis ab

Alle Angaben von den Seiten der Anbieter, Stand 4. Oktober 2026:

Programm	Kostenlos	Preis ab	E-Rechnung	Export und Steuerberater
easybill	Free dauerhaft: 50 Dokumente im Monat, 3 Kontakte	Starter 12 €	im Free-Tarif genannt	1 Steuerberater-Zugang; DATEV-Schnittstelle (Free)
sevdesk	Gratis: 3 Rechnungen im Monat	12,90 € (Tarif „Rechnung“), zzgl. MwSt.	ZUGFeRD und XRechnung, auch im Gratis-Tarif	DATEV-konformer Export, Zusammenarbeit mit Steuerberatung
Papierkram	FREE dauerhaft, 1 Nutzer	S 15,90 € (12,90 € bei jährlicher Zahlung), netto zzgl. MwSt.	E-Rechnungen im Free-Tarif genannt	EÜR und UStVA nicht im Free-Tarif
Lexware Office	nein, 30 Tage Test	Version M 12,90 €, zzgl. MwSt.	erstellen ab Version M	DATEV-Schnittstelle, Steuerberater-Zugang
WISO MeinBüro	14 Tage Test	10,90 € (Rechnungen & Angebote), netto zzgl. USt.	XRechnung und ZUGFeRD	Plan bis 25.000 € Umsatz pro 365 Tage
everbill	14 Tage Test	9,90 € (Tarif „Rechnung“, 10 Dokumente im Monat), netto exkl. USt.	auf der Preisseite nicht genannt	BMD-Export, Steuerberaterzugang
Billstride	erste Rechnung kostenlos	0,30 € pro Rechnung, ohne Abo	ZUGFeRD und XRechnung genannt	nicht genannt

Quellen: easybill, sevdesk, Papierkram, Lexware Office, WISO MeinBüro, everbill, Billstride.

Die Preisangaben von easybill und Billstride nennen auf den geprüften Stellen nicht, ob netto oder brutto. Bei Billstride steht der Preis in Euro pro Rechnung und ohne Hinweis zur Mehrwertsteuer. Prüf das im Bestellformular. Die Detailpreise von sevdesk und Lexware Office stehen unter sevdesk Kosten und Lexware Office Kosten.

Kostenloses Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: was es kann, wo es endet

Kostenlos geht, jeweils mit einer Grenze:

• easybill Free: 50 Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine im Monat, inklusive E-Rechnung. Die Grenze: nur 3 Kontakte, die du in der Verwaltung führen kannst.
• sevdesk Gratis: 3 Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat. Das war es: Buchhaltung, Belege und EÜR gibt es erst in bezahlten Tarifen.
• Papierkram FREE: dauerhaft kostenlos für einen Nutzer, mit Angeboten, Rechnungen, Zeiterfassung und E-Rechnungen. Umsatzsteuer-Voranmeldung und Einnahmenüberschussrechnung gibt es nur in den Bezahlversionen.
• Billstride: kein kostenloses Dauerprogramm, aber ohne Fixkosten. Die erste Rechnung ist kostenlos, danach zahlst du 0,30 € pro Rechnung.

Das reicht, wenn du wenige Rechnungen schreibst. Brauchst du mehr Kunden, mehr Rechnungen oder die Einnahmenüberschussrechnung im Programm, endet das Kostenlose.

Kleingewerbe: gleiche Regeln?

Kleingewerbe und Kleinunternehmer sind zwei Begriffe. „Kleinunternehmer“ kommt aus dem Umsatzsteuergesetz (§ 19 UStG) und hängt am Umsatz. Ein Kleingewerbe beschreibt einen kleinen Gewerbebetrieb ohne Handelsregistereintrag und ohne Pflicht zur kaufmännischen Buchführung (Gründerplattform). Ob du Umsatzsteuer ausweist, hängt an § 19 UStG, nicht am Wort „Kleingewerbe“. Für das Rechnungsprogramm heißt das: Dieselben Programme passen, und du stellst die Rechnung nach den Regeln des Kleinunternehmers aus, wenn du die Grenzen einhältst und die Regelung nutzt.

E-Rechnung: welche kostenlose Software versteht sie?

Die Regeln laut BMF-FAQ zur E-Rechnung: Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für ihre Leistungen darf auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt unter den übrigen Voraussetzungen von diesem Zeitpunkt an die Pflicht zur E-Rechnung. Das ist keine Rechtsberatung.

Welche kostenlose Software E-Rechnungen erstellt, nach den Seiten der Anbieter:

• sevdesk Gratis: ZUGFeRD und XRechnung, 3 Rechnungen im Monat
• easybill Free: E-Rechnung im Kontingent von 50 Dokumenten im Monat
• Papierkram FREE: E-Rechnungen
• Billstride: ZUGFeRD- und XRechnung-Export, 0,30 € pro Rechnung

BuchhaltungsButler bietet laut seiner Seite außerdem ein „Gratis Rechnungsprogramm“ mit E-Rechnung an. Zum Empfangen nennen Lexware Office („E-Rechnung erfassen“ in allen Versionen), sevdesk (ab dem Tarif „Buchhaltung“) und WISO MeinBüro entsprechende Funktionen. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang laut BMF, die Software brauchst du dafür nicht unbedingt.

Ausführlicher zu den Fristen steht es unter Rechnungsprogramm für Handwerker.